Yeastar Workplace
Système de gestion des visiteurs
Accueillez vos invités et assurez la sécurité, la conformité et la productivité de votre lieu de travail grâce à un système de gestion des visiteurs à cycle complet.
Vous avez déjà un compte? Connectez-vous ici.
Une expérience enrichissante et harmonieuse pour tous
Épatez vos invités
Éliminez les frictions et épatez vos invités. Améliorez l’expérience de vos visiteurs dès l’enregistrement grâce à une image de marque personnalisée, un affichage élégant, un enregistrement sans contact, et plus encore.
Faites gagner du temps à votre équipe
Fini les journaux de visite, les badges et les notifications écrits à la main. Le flux de travail s’automatise pour coordonner les invités, contrôler les visiteurs et avertir les hôtes de l’arrivée de leur invité.
Assurez la sécurité de votre lieu de travail
Restez en accord avec votre politique de sécurité, de santé et de confidentialité en n’autorisant que les invités approuvés. Vous disposez d’une visibilité totale sur qui est venu dans vos locaux, quand et pourquoi.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?
La gestion des visites d’invités devient un jeu d’enfant
Un système de gestion des visiteurs vous aide à enregistrer et à suivre les visiteurs qui entrent dans votre bâtiment ou votre bureau. Il réduit les tâches manuelles fastidieuses en automatisant le processus d’enregistrement des visiteurs et en conservant un registre exportable de ces derniers à des fins de conformité et d’audit.
Qu’il s’agisse de gérer des étrangers ou des invités attendus, la capacité d’un système numérique de gestion des visiteurs à personnaliser les flux de travail par type de visiteur améliore la sécurité, l’efficacité et l’expérience totale des visiteurs de votre entreprise.
Comment fonctionne notre système de gestion des visiteurs ?
Accueillant. Productif. À chaque point de contact
Faites en sorte que les invités se sentent
bien accueillis
.
Connectez-vous par le biais d’une invitation par e-mail, de l’écran des visiteurs ou d’un code QR et imprimez instantanément les badges des visiteurs. Les invités n’ont qu’à suivre le processus pour s’enregistrer, et les hôtes sont instantanément informés pour les accueillir.
Enregistrement sans contact par code QR et code numérique
Impression automatique des badges
Notification instantanée faite à l’hôte à l’arrivée de l’invité
Seuls les visiteurs autorisés ont accès à vos locaux
Personnalisation en fonction de vos besoins
.
Vos besoins sont uniques. De l’image de la marque aux flux de connexion personnalisés, les administrateurs peuvent personnaliser l’expérience en quelques minutes.
Créez différents questionnaires d’enregistrement pour différents types de visiteurs, afin que ceux-ci puissent répondre à des questions spécifiques, accepter des instructions de sécurité et soumettre les documents requis lors de l’enregistrement.
Affichez votre logo et votre message personnalisé sur les écrans des visiteurs, les badges des visiteurs, les e-mails d’invitation, etc. et laissez transparaître l’identité de votre marque chaque fois que c’est possible.
Obtenez des journaux et des rapports de visite en temps réel
.
Restez au fait de chaque visite. Suivez qui est venu dans votre bureau, quand et pourquoi, analysez les tendances à l’aide d’un tableau de bord graphique et maintenez automatiquement un journal des visiteurs à jour.
Liste des visiteurs en temps réel avec toutes les informations essentielles, y compris le nom, le type, l’hôte, etc.
Rapports analytiques sur le volume de visiteurs, les types de visiteurs, les méthodes d’enregistrement, etc.
Journaux de visite exportables
Kiosque des visiteurs
Écran visiteur élégant et application d’enregistrement
Faites une bonne première impression en installant un élégant kiosque en libre-service à la réception de votre établissement. Ajoutez le logo de votre société, une image de fond et un texte d’accueil chaleureux pour présenter l’identité de votre marque, tout en permettant aux visiteurs de s’enregistrer sans effort et sans contact.
L’application est disponible avec les écrans visiteurs Yeastar spécialement conçus à cet effet. Elle peut également fonctionner sur vos propres tablettes iPad et Android.
Caractéristiques du système de gestion des visiteurs
Tout ce dont vous avez besoin pour accueillir
et gérer les visiteurs en toute simplicité
Pré-enregistrement
Ajoutez des visiteurs à l’avance et envoyez-leur automatiquement par e-mail des informations relatives à leur visite.
Flux d’enregistrement
Créez plusieurs flux d’enregistrement et posez des questions spécifiques aux différents types de visiteurs.
Notifications de l’hôte
Notifiez automatiquement les hôtes dès l’enregistrement de l’invité pour réduire ainsi le temps d’attente.
Impression de badges
Imprimez automatiquement des badges pour que les employés sachent qui est en visite et où ils doivent se trouver.
Visiteurs de groupe
Offrez une expérience d’enregistrement simplifiée et rapide pour les grands groupes ou les événements en quelques clics.
Support multi-site
Déployez le système sur de nouveaux sites et offrez une expérience cohérente sur l’ensemble des sites.
Intégrations puissantes
Intégration native avec Microsoft Teams, Active Directory, Google Workplace, et autres.
Analyses et rapports
Obtenez des informations sur le volume de visiteurs, les personnes qui les accueillent et bien plus encore.
Découvrez la manière dont la solution gère vos visiteurs
Le système est simple à utiliser, très intuitif et convivial.
Chef de produit, segment PME
Notre clientèle
Questions fréquemment posées
Why is visitor management system important?
Visitor management software sets companies free from the heavy pen-and-paper work and enter into the era of digital management. Besides the streamlined visitor check-in process, the solution collects, records, and analyzes visitor data in an automatical manner. And the automation of visitor screening and document signings, such as NDAs and waivers, helps to ensure your visitor meet your health & safety requirements, protecting your workplace from potential security threats…Learn more.
What to look for in a visitor management system?
When choosing a visitor management system, there are 9 essential features you should look for, including visitor pre-registration, customizable check-in flow, custom branding, visit logs…Explore why and learn more detailed information.
What are the benefits of visitor management system?
Visitor management system can provide many benefits for your business, such as:
Improved physical security by pre-screening visitors before they arrive on-site to ensure they meet your health & safety requirements.
Enhanced efficiency: streamline the sign-in process, reduce waiting time, and eliminate manual errors. You can also automate tasks such as sending invitations, collecting documents, and verifying visitors’ information before the visit.
Increased visitor expereince: strick a positive impression and make your visitor feel valued and appreciated at every touchpoint. You can personalize the sign-in process, the visitor badge design, and notifications to show your care and brand identity. Visitors also benefits from reduced wait time and clear instructions provided through the system.
Reduced costs: save money by reducing staff workload and security risks. You can also leverage the data collected by the system to optimize your resources and operations.
How do visitors sign in with visitor management system?
Yeastar visitor management system is a cloud-based solution that allows visitors to sign in using their own mobiles or a Visitor Screen at the reception. Here are three simple steps:
1. Scan the QR code on the Visitor Screen to access the sign-in page, or show your visitor check-in QR/digit Code (for pre-registered visitors) to complete the check-in in seconds.
2. Fill in the required information to check-in and get visit approval from the host (this can be completed in advanced for pre-registered visitors.)
3. Receive the auto-printed visitor badge that show your visitor identity.
Can I create different sign-in flows for different visitors?
Yes. With Yeastar Visitor Management System, you can customize your visitor types and create different sign-in flows for each. This way, your job interviewees, contractors, VIP guests, delieveries, etc., can answer specific visitor screening questions and you can deliver a customized end-to-end experience for each.
Is Yeastar VMS cloud-based? Can I use iPad or tablet with it?
Yes. Delivered through Yeastar Workplace platform, Yeastar Visitor Management System is a cloud-based system that offers optional Visitor Screen hardware, which is installed at the reception for self-service visitor sign-in. For companies wishing to use their own hardware, we also offer intuitive Visitor Screen App that can turn an iPad or Android tablet into a visitor kiosk.
En faire plus avec la solution Yeastar Workplace
Créez un lieu de travail flexible où vos employés veulent travailler avec la plateforme Yeastar Workplace, entièrement intégrée pour la gestion des visiteurs, la réservation de salles et la réservation de station de travail. Découvrez la solution tout-en-un
Réservation de salles
Réservez des salles avec des informations en temps réel sur la disponibilité, les équipements, et plus encore, en évitant tous les tracas.
Réservation de station de travail
Facilitez la réservation de stations de travail à la volée et rapprochez les équipes lorsqu’elles travaillent au bureau.
X
s
Communications unifiées
Microsoft Teams
WhatApp
Microsoft Outlook
SMS
Azure AD
Zoho CRM
Oracle Opera PMS
Zendesk
Yeastar a annoncé une solution de reprise après sinistre permettant aux entreprises de bénéficier d’une redondance interrégionale pour des communications ininterrompues.