Système de réservation de salles de réunion

Trouver et réserver des salles de réunion plus facilement et plus rapidement

Une planification plus fluide.
Des employés plus heureux. Une meilleure productivité.

Conçu pour des bureaux modernes et pour le travail de demain, Yeastar Workplace est une solution unique de planification des espaces de travail permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation de leurs salles de réunion et des autres ressources de l’espace de travail. Une meilleure culture de réunion commence par la planification. Première partie intégrante présentée, le système de réservation de salles de réunion est composé d’une plateforme basée sur le cloud, d’écrans de salle et de capteurs intelligents qui permettent de rationaliser l’attribution de l’espace et de préserver la collaboration en personne de conflits de programmation inutiles.

Vous en avez assez de la
confusion de la programmation des salles ?

Doubles réservations

Réunions fantômes

Salles détournées

Inadéquation des besoins

Processus de réservation compliqué

Manque d’équipement

Réunions interrompues

Recherche salle par salle

Coûts administratifs

Occupation abusive de salle

Cliquez pour réserver grâce à une plateforme conviviale

Passez d’un processus de réservation manuel obsolète à une interface en ligne intuitive.

Visualisez toutes les réservations en un seul coup d’œil, que ce soit une réunion actuelle ou à venir, sans avoir à vous déplacer de salle en salle.

Filtrez en fonction de l’emplacement, du nombre de places et des équipements afin de trouver la salle disponible qui correspond le mieux à votre emploi du temps et à vos besoins.

Cliquez simplement sur le créneau horaire pour effectuer une réservation. Ajoutez des participants à votre réunion et ils seront avertis par e-mail.

Appuyez pour réserver sur le champ avec une meilleure visibilité

Grâce aux écrans tactiles installés à l’extérieur des salles de réunion, vous connaissez instantanément la disponibilité des salles en temps réel grâce aux voyants lumineux tricolores reconnaissables au premier coup d’œil, même de loin. En cas de réunion d’équipe impromptue, il suffit de toucher l’écran pour lancer la réunion. Les personnes présentes à l’extérieur peuvent clairement voir à l’écran quand la réunion en cours se terminera et quand la salle sera disponible, ce qui prévient les chevauchements de réservations et les interruptions de réunions.

Activez la fonction d’enregistrement pour éviter les réunions manquées

Lorsque l’affichage indique que toutes les salles sont réservées alors que certaines sont encore vides, il en résulte une perte de temps pour vos employés et un gaspillage de ressources pour votre organisation. Pour éviter cela, il suffit de demander à vos employés de s’enregistrer d’une simple pression sur l’écran de la salle. Ils peuvent ainsi réserver la salle pendant une période prédéfinie, faute de quoi elle sera libérée et pourra à nouveau être réservée.

Optimisez l’utilisation des salles

Yeastar Workplace est également équipé de capteurs intelligents qui vous permettent d’optimiser les ressources des espaces de réunion grâce à des données précises et en temps réel sur le taux d’occupation et le nombre de participants.

Libération automatique des salles vacantes

Grâce aux capteurs d’occupation qui détectent en permanence si une salle est occupée ou non, les réunions réservées mais délaissées ou qui se sont achevées prématurément seront automatiquement libérées.

De meilleures informations pour de meilleures décisions

Outre les données d’occupation, les capteurs de comptage de participants peuvent apporter une granularité supplémentaire pour vous aider à mieux appréhender l’utilisation de votre espace de réunion et à évaluer son efficacité.

Gérer tout cela est un jeu d’enfant

Coordonnez les personnes, l’espace, les installations, etc.

Gérez les employés, les salles de réunion, les affichages des salles, les capteurs et autres équipements en un seul endroit. Définissez des règles de réservation. Évoluez au gré de vos besoins. Le système est simple à déployer, que ce soit pour une équipe, une grande entreprise ou un environnement de co-working.

Maintenez tout le monde informé

Ne vous préoccupez plus d’avoir à communiquer aux autres participants les modifications apportées à une réunion programmée. Les confirmations de réservation, les modifications, les annulations et autres notifications par e-mail pour différents événements permettent de tenir tout le monde informé.

Créez un contrôle d’accès personnalisé

Définissez des autorisations de réservation pour certaines salles ou certains employés afin de garantir une utilisation appropriée de l’espace de réunion. Vous pouvez, par exemple, créer des salles dédiées aux sessions de formation, réserver plusieurs salles de réunion pour certains services, etc.

Réserver le bon espace ne devrait pas être une tâche ardue.
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