Negli ultimi decenni il settore delle telecomunicazioni ha subito drastici cambiamenti. A contribuire alla trasformazione delle comunicazioni aziendali sono stati la diffusione della tecnologia mobile, la natura in continua evoluzione della forza lavoro moderna, la convergenza delle reti voce e dati e il progresso della tecnologia cloud. Anche l’infrastruttura alla base ha attraversato una transizione da un centralino basato sulla tecnologia analogica preesistente a sistemi di telefonia IP. Questo blog mette a confronto la tecnologia analogica con quella VoIP per mostrarvi perché la migrazione è necessaria e come pianificare la vostra prima implementazione delle comunicazioni IP.
Definizione: Centralino analogico e centralino VoIP
- Il centralino analogico, come sistema telefonico aziendale proprietario di uso comune, è progettato come un centralino con diverse schede in grado svolgere determinate funzioni. In breve, la tecnologia analogica si appoggia alle linee telefoniche e alle apparecchiature tecniche per funzionare.
- Il VoIP (Voice over Internet Protocol) è un insieme di tecnologie per la fornitura di comunicazioni vocali e sessioni multimediali su reti IP (Internet Protocol, Protocollo Internet). Il VoIP converte la voce in un segnale digitale, consentendo di effettuare chiamate direttamente da telefoni IP e altri dispositivi basati sui dati. Guardate un filmato sul VoIP della durata di un minuto.
Il centralino analogico è giunto alla sua fase terminale
Il centralino analogico è stato adottato per decenni e ancora oggi molte imprese lo utilizzano come sistema telefonico aziendale. Tuttavia, man mano che le comunicazioni aziendali diventano più flessibili e integrate, un numero crescente di fornitori non prende più in considerazione ed elimina gradualmente questa tecnologia. Ecco alcuni esempi che illustrano le ragioni per cui la tecnologia analogica è obsoleta e numerose aziende la stanno progressivamente sostituendo.
‣ Sistemi limitati a un unico fornitore
Uno dei maggiori svantaggi dei centralini analogici è che gli utenti devono acquistare quasi tutte le apparecchiature hardware da un unico fornitore che fornisce assistenza e garanzia su tutto, dal centralino ai portatili. Non è possibile acquistare al miglior prezzo e aggiungere la soluzione di un fornitore al sistema analogico di un altro. È rischioso continuare a utilizzare il sistema analogico, dato che alcuni fornitori non supportano più i propri prodotti analogici. Le parti diventeranno più difficili da trovare e anche i tecnici qualificati per l’assistenza diminuiranno sempre di più. Ad esempio, Samsung Electronics America ha posto fine alla vendita di OfficeServ, SCM e dei relativi apparecchi telefonici e attrezzature nel 2019.
‣ Mancanza di mobilità
Per sua natura, la tecnologia analogica non è in grado di fornire alcuna funzionalità di mobilità. Poiché il centralino analogico utilizza linee telefoniche fisiche per trasportare il traffico voce, i dipendenti devono rimanere alle loro scrivanie per effettuare e ricevere chiamate, il che diventa un grosso svantaggio per la forza lavoro mobile. Oggi, i dipendenti sono abituati a utilizzare dispositivi mobili e postazioni fisse come estensioni dell’ufficio per comunicare e collaborare ovunque e in qualsiasi momento. La mancanza di mobilità limita notevolmente l’utilizzo del centralino analogico.
‣ Scalabilità non facile
Il centralino analogico presenta dei limiti per quanto concerne l’espansione del sistema. I sistemi analogici sono configurati con un numero predefinito di linee telefoniche analogiche. Se il volume delle chiamate aumenta o si aggiungono altri dipendenti, potrebbe essere necessario acquistare più capacità dal proprio fornitore di servizi e attivare linee aggiuntive nella propria sede. Aggiungere più linee telefoniche significa aggiungere nuove schede nel sistema, e questo rende l’hardware del sistema PBX analogico ancora più ingombrante.
‣ Personale informatico dedicato
L’utilizzo di un centralino analogico comporta la responsabilità della gestione, della manutenzione e della configurazione in sede. A tal fine è necessario uno staff informatico dedicato che si occupi della gestione e dell’aggiornamento manuale del sistema. È necessario contattare in anticipo il fornitore di servizi del sistema PBX per i MAC (moves, adds and changes, spostamenti, aggiunte e modifiche) della configurazione esistente. Sono inoltre necessari contratti di manutenzione per garantire il funzionamento del centralino e del telefono, dal momento che l’operatore o fornitore di servizi è l’unico interlocutore in caso di problematiche complicate.
‣ Personalizzazione e integrazione limitate
Poiché il centralino analogico è un sistema proprietario, la personalizzazione è piuttosto limitata e costosa. Anche piccole modifiche al sistema richiedono tecnici esperti e preparati per la gestione e il controllo. È possibile acquistare hardware aggiuntivo per supportare alcune funzionalità, come la funzionalità interfono. Tuttavia, il centralino analogico non è in grado di integrarsi nell’odierno ecosistema delle comunicazioni aziendali, che consiste in una complessa serie di applicazioni. A causa della limitata o assente integrazione con gli strumenti di produttività, l’efficienza del lavoro è sempre più ostacolata.
Il VoIP domina incontrastato
Anche se il centralino analogico continuerà a svolgere un ruolo importante sul mercato, le aziende preferiscono in misura crescente il VoIP, soprattutto in virtù dei potenziali risparmi sui costi e all’aumento della produttività dei dipendenti.
‣ Riduzione del costo totale di proprietà
La soluzione VoIP offre un immediato risparmio sui costi rispetto al sistema analogico, in quanto quest’ultimo vincola le aziende a contratti di servizio a lungo termine e a costose revisioni del sistema. Con il VoIP è possibile sfruttare lo stesso cablaggio e le stesse apparecchiature di rete sia per il traffico voce che per quello dati, eliminando così il costoso ricorso a linee noleggiate e ad altre infrastrutture centralizzate richieste dai sistemi analogici. Inoltre, il sistema VoIP consente anche maggiori opzioni di connettività e non richiede il cablaggio di endpoint per i MAC. Infine, l’espansione del sistema VoIP non comporta spese elevate per l’acquisizione delle licenze.
‣ Miglioramento della portabilità tramite softphone
Abbinato al centralino VoIP, il softphone è un’applicazione installata sui telefoni cellulari o sui computer desktop che consente ai dipendenti di mantenere un filo diretto con i contatti di lavoro attraverso i propri dispositivi, in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Oltre ai lavoratori in mobilità e alle persone che lavorano da casa, anche chi lavora in ufficio utilizza i softphone come una comoda alternativa ai telefoni fissi. La mobilità BYOD (Bring your own device, porta il tuo dispositivo) si traduce in efficienza dei costi, soddisfazione dei dipendenti, incremento della produttività, migliore equilibrio tra lavoro e vita privata ed estensione della presenza globale.
‣ Soluzione di comunicazione unificata
In seguito al trend della trasformazione digitale e della forza lavoro mobile, la comunicazione unificata sta diventando il nuovo standard nei moderni luoghi di lavoro. La comunicazione unificata (UC) consiste nel trasformare un’ampia gamma di canali di comunicazione in un unico punto di accesso. All’interno della suite di prodotti UC, la componente vocale si avvale della tecnologia VoIP. La tecnologia VoIP è l’elemento fondamentale sui cui si basa la maggior parte delle soluzioni di comunicazione unificata. Le aziende devono migrare dall’analogico al VoIP per godere dei vantaggi delle comunicazioni unificate, come la chat e l’integrazione CRM.
‣ Versatilità delle funzioni
Alcuni fornitori di centralini analogici potrebbero anche supportare funzioni come il trasferimento di chiamata, il ring group e la coda chiamate. Tuttavia, si tratta di funzioni aggiuntive e di solito è necessario acquistarle separatamente. A titolo di confronto, il centralino VoIP è dotato di un’ampia gamma di funzionalità di qualità aziendale, come IVR, conferenza e messaggistica vocale via e-mail senza, costi aggiuntivi. Una moltitudine di altre funzioni di comunicazione avanzate sono disponibili solo con i sistemi di telefonia VoIP.
‣ Installazione e gestione più semplici
La migrazione verso un sistema telefonico basato su IP rende più facile l’installazione, la configurazione e la gestione. Poiché la stessa rete viene utilizzata sia per i dati che per la voce, la configurazione e l’installazione di un centralino VoIP consente di risparmiare molto tempo e fatica. A differenza dei centralini analogici, che richiedono la presenza del tecnico in loco per risolvere i problemi tecnici, i sistemi PBX su IP sono dotati di un’interfaccia basata sul web facile da utilizzare e persino di strumenti di gestione remota, in modo che qualsiasi configurazione e aggiornamento possa essere effettuato dall’amministratore con pochi clic.
4 consigli pratici per l’aggiornamento dall’anologico al VoIP
Per la maggior parte delle aziende è molto sensato, a lungo termine, passare dall’analogico al VoIP. I sistemi di comunicazione IP sono ideali per aziende di qualsiasi dimensione e di qualsiasi tipo. Tuttavia, le modalità di migrazione e di adozione del VoIP variano a seconda delle esigenze di ciascuna azienda. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per agevolare l’implementazione delle comunicazioni IP.
1) Pianificate la migrazione in base alle esigenze aziendali
Stabilite il tempo della migrazione e la modalità di implementazione del sistema VoIP. Preferite una sostituzione completa con una soluzione interamente IP o una transizione graduale con il sistema analogico che opera in parallelo? In che misura siete vincolati a contratti con gli attuali fornitori di telefonia? Quale modello di implementazione è adatto alla vostra attività? Basato su piattaforma locale, su cloud o ibrido?
2) Valutate la capacità della rete
La qualità delle chiamate vocali VoIP dipende in misura considerevole dalla rete. Eseguite una valutazione approfondita della rete esistente per determinare se è necessario un aggiornamento della rete o un ampliamento della capacità. Qualsiasi latenza della rete e il jitter possono causare una scarsa qualità del suono o la caduta delle chiamate. Prestate particolare attenzione ai fattori cruciali come l’affidabilità della connessione, la larghezza di banda dati e il volume massimo delle chiamate. Inoltre, potrebbe essere necessario impostare una VLAN (Virtual Local Area Network) o dare priorità al traffico voce con adeguate impostazioni QoS (Quality of Service), per evitare che sia soggetto a congestione della rete e migliorare la qualità complessiva delle chiamate.
3) Proteggete il vostro sistema PBX VoIP
A differenza dei centralini analogici, un sistema di comunicazione IP condivide la rete con dati e altre applicazioni, il che richiede una protezione contro gli attacchi VoIP e gli attacchi provenienti dalla rete Internet. Oltre alle pratiche di base come l’utilizzo di password robuste e l’aggiornamento del sistema, è essenziale bloccare l’accesso non autorizzato con un firewall, limitare l’utilizzo delle chiamate in uscita da ogni terminale vulnerabile e non consentire le chiamate anonime in entrata.
4) Eseguite un test prima della migrazione finale
Verificate ogni aspetto della vostra rete e del sistema VoIP prima della sua completa implementazione. In particolare, preparate un piano dettagliato per testare le chiamate interne ed esterne, la qualità audio, le funzionalità più importanti, la compatibilità dei trunk e degli endpoint, l’integrazione di parti terze, e così via. Inoltre, un piano di rollback, che permetta di tornare all’analogico, può anche ridurre i rischi se il sistema VoIP non funziona come previsto.
La soluzione VoIP di Yeastar per una migrazione senza problemi
La soluzione VoIP di Yeastar include il centralino Yeastar VoIP serie S completamente funzionale dotato di supporto VoIP, nonché terminali ISDN e PSTN con connessione basata su IP, in modo da fornire una serie completa di funzionalità di comunicazione. Inoltre, è disponibile anche una soluzione vocale gestita in hosting abilitata da Centralino Yeastar in Cloud, se si preferisce evitare la gestione in loco delle apparecchiature hardware del centralino.
Se state esitando a causa del budget per la sostituzione completa dei dispositivi esistenti, potete optare per una transizione graduale utilizzando i Gateway VoIP Yeastar per collegare le apparecchiature tradizionali con i fornitori di servizi SIP. Questa soluzione valorizza l’investimento esistente e garantisce interruzioni minime, sfruttando al contempo i vantaggi delle comunicazioni IP.
L’orologio dell’analogico sta segnando il passo. Il VoIP è un valido investimento.
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Comunicazione unificata
Microsoft Teams
WhatApp
Microsoft Outlook
SMS
Azure AD
Zoho CRM
Oracle Opera PMS
Zendesk
Yeastar introduce l’integrazione di WhatsApp e SMS per la messaggistica omnichannel, entrando nel mercato dei contact center
premessa: sono un installatore e manutentore di centralini telefonici acquistati mediante rivenditori o patner da voi autorizzati.
come è possibile visualizzare i servizi LINKUS su centralino serie S50 essendo già installato ed attivato di servizio , ho l’esigenza di estendere o ampliare i servizi ad alcuni interni e non mi è possibile autenticarli a LINKUS.
Ringrazio
Hi, you can check Linkus server settings guide here: https://help.yeastar.com/en/s-series/topic/set_up_linkus_server.html
Salve, qui potete controllare la guida alle impostazioni del server Linkus: https://help.yeastar.com/en/s-series/topic/set_up_linkus_server.html